招商會議一般多在國(境)外舉辦，旨在通過招商會議的形式，吸引世界跨國公司、大財團(tuán)到國內(nèi)投資。因而在國(境)外舉辦的招商會議，具有時間長、空間跨度大、語言差別大等特點。一個成功的招商會議，與招商會組織者在會議籌備階段、召開階段和會后跟進(jìn)階段大量細(xì)致、繁雜、辛勤的工作是息息相關(guān)的，其中首要的步驟就是會議的籌備階段。
一、預(yù)先籌劃，制定方案
招商會議籌劃方案作為會議組織的綱要，主要圍繞如下三個環(huán)節(jié)進(jìn)行。
1．確定會議目的、名稱、規(guī)模
招商會議由于有其獨特的個性，因而不論以何種方式進(jìn)行，其目的就是為了招商引資。圍繞這個目的，招商組織根據(jù)掌握的各種信息，跨國公司、大財團(tuán)的投資動態(tài)，以及世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢，各國對外資本輸出的流量等，來分析和選擇舉辦招商會的所在國家，再根據(jù)邀請客商的人數(shù)多少等因素確定招商會的形式及規(guī)模。
2．確定會議時間、會場，邀請客商
招商會議時間的確定，除需考慮到會前準(zhǔn)備時間外，還要與會場的準(zhǔn)備，我方人員出入境手續(xù)的辦理，國(境)外賓客的邀請，當(dāng)?shù)貐f(xié)作機(jī)構(gòu)和新聞機(jī)構(gòu)的聯(lián)系等情況作通盤考慮。
與會議時間相關(guān)的會期安排，要根據(jù)緊湊、連續(xù)的原則進(jìn)行，并制訂詳細(xì)的計劃安排表，既要嚴(yán)格控制會議時間，力求高效，又必須使招商會議時間安排合理，讓組織者有充足時間介紹情況，參會客商有充裕時間提問、洽談和進(jìn)行投資探討，達(dá)到預(yù)期目的。
招商會議地點(即會場)的選擇，應(yīng)依據(jù)會議的目的、規(guī)模及國(境)外合作機(jī)構(gòu)的協(xié)助來確定。會場座位通常以略多于到會人數(shù)為好。如果會場太小，人員擁擠，影響會場秩序；會場過大，則顯得稀稀拉拉，沖淡會議氣氛，兩者都會影響會議效果。
同時，在確定會議時間、會期及會議地點時，還要綜合考慮人的心理素質(zhì)、人體生理活動、周圍環(huán)境影響這三種因素。一般來說，會期安排在上午8～11時，下午2:30～5時，會場地點選擇在金融、工商界活動較為集中、交通便利、停車方便的地域為宜。
與會對象，需圍繞本次招商會的目的來確定。除我方各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和招商人員外，邀請的客商應(yīng)包括當(dāng)?shù)卣獑T，工商界知名人士，有關(guān)財團(tuán)、公司或各商界組織負(fù)責(zé)人及其代表，新聞界人士，協(xié)辦組織有關(guān)人員等，并邀請我國駐外使、領(lǐng)館人員參會。
3．編制會議費用預(yù)算
通過編制會議費用預(yù)算，對于所需的總費用有一個大致的估算，并可有計劃地分配會議的各項費用，防止超支和浪費。招商會議的費用通常包括場地租金、設(shè)計費用、工作人員費用、聯(lián)絡(luò)及交際費用、差旅費、住宿費、宣傳費用、器材租金、運輸和保險費用等，要根據(jù)會議所要達(dá)到的效果來考慮這些費用的標(biāo)準(zhǔn)。
籌劃方案形成并取得主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，下一步工作是盡快形成強(qiáng)有力的招商會務(wù)班子，以便形成具體細(xì)致的工作方案，分工協(xié)作予以實施。
二、會務(wù)工作組的組建、分工和訓(xùn)練
會務(wù)工作小組的職責(zé)，主要是為會議提供會員服務(wù)，負(fù)責(zé)策劃、制訂和落實方案，起到上傳下達(dá)的樞紐作用。包括確定開會時間、地點、中心內(nèi)容、人員，聯(lián)絡(luò)國(境)外合作單位，邀請客商和與會賓客及相關(guān)機(jī)構(gòu)，組織和編制會務(wù)資料、招商項目資料，宣傳簽約項目，組織安排我方人員的出入境、行程、食宿、會場布置、會議主持、來賓主持、新聞發(fā)布等多項工作。
會務(wù)工作小組的組建，應(yīng)由主管、帶隊領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排，并以有相關(guān)經(jīng)驗的人員負(fù)責(zé)常務(wù)工作，配置大會現(xiàn)場譯員，通過詳細(xì)分工，明確職責(zé)范圍和工作標(biāo)準(zhǔn)，保證各成員富有成效地開展工作。
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