職業秘書的工夫體現在寫作上,而且主要是應用文體的寫作上,他的文章能在充分表述清楚的基礎上,符合領導的思想和表達方式。
那么職業秘書怎樣才能擁有領導滿意的文筆呢?
以下是小編為你總結的七大要點:
一,職業秘書文書寫作首先是學習,學習優秀應用文體的結構。古人說,“書讀百遍,其意自見”;我們還知道,寫作的頂峰需要金字塔式的發展。只有“博覽百家”后形成厚重的塔底,才能筑就堅實的塔尖。所有這些,都要求我們大量閱讀不同行業的相關材料,汲取營養,分析其框架結構,了解不同場合所需的不同表達方式。
二,職業秘書文書寫作其次是臨摹,在實踐中掌握其精髓。只有理論是不行的,正如菜譜是無法替代經驗的。一個初學者只有認真學習菜譜,并不斷實踐積累,才能不斷提高,做出一手好菜。寫好一段材料,需要先臨摹,求其形,然后反復修改,進而求其神。
三,職業秘書文書寫作關鍵要善于歸納總結,層次分明;很多的秘書人員在作書面匯報的時候,喜歡記流水賬,擔心上司不明白文稿意思,就喜歡把今日或今周的事件按時間順序一字不漏地寫了下來,今日上午九點到了哪個地方,路上使用什么交通工具,寫了一大堆過程,最后總結一句“沒有找到人,事情沒有完成”。見到這樣的文章,上司真是哭笑不得。秘書人員離被炒魷魚的日子也就不長了。因為上司根本不在乎過程,而在乎你的結果,你的目標結果沒有達到,講過程又有何用呢?因此,秘書人員文書匯報時,一定要注意歸納總結,言簡意賅。讓上司一看就知道事情完成還是沒有完成。
四,職業秘書寫作要注重職場語言,讓人耳目一新,職業流行語言的使用,比如簡單的“報告”和“請示”,好多的秘書人員弄不清為何物。再比如,在會議紀要或會議中,還會出現第三人稱“他”,這是非常不規范的文書寫作,職業秘書不是在寫散文,更不是在編寫故事,而在作公司的實用性文書。
五,職業秘書寫作要注重時效性。職業秘書人員接觸的大部分均是會議記錄、簡報、請示、新聞等,都具有很強的時效性,事過境遷,就沒有使用價值,比如會議記錄,上司要求其中的一項事情由部門明天內完成,而秘書人員的會議記錄在后天才能夠拿了出來,等你會議記錄出來后,這個事件就已經完成,會議記錄就失去指導工作的本來意義。再比如上傳新聞稿,這樣的時效性更強,需要在第一時間上傳到指定媒介,如果秘書人員還在為新聞稿咬文嚼字的話,那還有什么時效性可言呢? 因此職業秘書經常會加班加點,通宵達旦,就是要保證文書的時效性。秘書文書寫作關鍵要善于歸納總結,層次分明;很多的秘書人員在作書面匯報的時候,喜歡記流水賬,擔心上司不明白文稿意思,就喜歡把今日或今周的事件按時間順序一字不漏地寫了下來,今日上午九點到了哪個地方,路上使用什么交通工具,寫了一大堆過程,最后總結一句“沒有找到人,事情沒有完成”。見到這樣的文章,上司真是哭笑不得。秘書人員離被炒魷魚的日子也就不長了。因為上司根本不在乎過程,而在乎你的結果,你的目標結果沒有達到,講過程又有何用呢?因此,秘書人員文書匯報時,一定要注意歸納總結,言簡意賅。讓上司一看就知道事情完成還是沒有完成。
六, 職業秘書寫作要通俗易懂,注重實用性。秘書人員的女性偏多,可能是女性天生的敏感和細致,還是情書接觸過多,動不動就來一段“詩情畫意”的文句,猶如作家的職業風范。
七,職業秘書定作要培養綜合能力。這要求秘書能夠領會不同領導的意圖,迅速轉變思想觀念和寫作習慣,在深入調查研究的基礎上,進行展開。至于展開的深度和廣度,可根據具體情況分析.
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