1．會議的主題和議題
會議的主題是會議要研究的問題和要達到的目的。確定主題時，一是要結合本部門或本單位的實際；二是要有切實的依據；三是要有明確的目的。議題則是對主題的細化。
2．會議名稱
會議名稱分為幾種情況：一是固定的，如董事會等；二是不固定的，應根據會議主題或議題來定，其中，有的還可以包括時間、范圍等，如“風光旅行有限公司XX年業務懇談會”。
3．會議議程與日程
會議主持人根據到會主要領導情況確定；發言人根據議題確定；議題順序即是議程產生的主要形式。編制會議議程表時要注意：了解一般事物習慣性順序，也要注意本單位有無對會議議程順序的相關規定；將同類議題盡可能集中排列；保密性強的議題要放在后面。日程一般采用表格形式或簡短文字，將會議按每天上午、下午和晚上3個單元時間安排，并將會議議題具體化。
4．選擇會址
選擇合適的會址是會議成功召開的重要保證。選擇時要考慮：租金是否合理；環境是否安靜；交通是否便利；大小是否適當，即要與會議規模和主題相符，一般每人平均應有2～3m的活動空間，若會期長一些，場地可大一些；設備是否齊全；停車是否方便等。
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