應用文書具有獨特的專用語言，常見的有以下8類：
1開頭用語
用于說明發文緣由，包括意義、根據，或介紹背景材料及情況等。如：
為、為了；
根據、按照、遵照、依照；
鑒于、關于、由于；
目前、當前；
茲（指現在）、茲有、茲將、茲介紹、茲派、茲聘。
2承啟用語
用于連接開頭與主體文部分，起承上啟下作用的慣用語。如：
根據······決定，根據······特通告如下，依據······公告如下；
為了······現決定，為······通報如下，現就······問題請示如下；
現將······（情況）報告如下，現就······問題提出如下意見，經······批準（同意）將有關事項通知如下；
擬采取如下措施；
經······研究，答復如下。
3引述用語
用于批復或復函引述來文作為依據的用語。如：
悉（知道），收悉，電悉，文悉，敬悉，欣悉。
4批轉用語
用于批轉批轉、轉發、印發通知時的用語。如：
批示，閱批，審批，批轉，轉發，印發。
5稱謂用語
對各機關稱謂的簡稱。如。
我（部），貴（局），你（省），本（部門），該（處）。
6經辦用語
表明工作處理過程或情況。如：
經，業經，茲經，未經；
擬，擬辦，擬定；
施行，暫行，試行，可行，執行，參照執行，貫徹執行，研究執行；
審定，審議，審發，審批；
會議聽取了，會議討論了，會議認為，會議指出，會議強調指出，會議通過了，會議決定，會議希望，會議號召，會議要求，會議懇切呼吁。
7表態用語
用于表態的語言。如：
不同意，原則同意，同意；
不可，可辦，照辦；
批準，原則批準。
8結尾用語
（1）用于請示。如：
當否，請批示；如無不妥，請批轉各地執行；妥否，請批復。
（2）用于函。如：
請研究函復；盼復；請與復函；不知尊意如何，盼函告；望協助辦理，并盡快見復。
（3）用于報告。如：
請指正；請審閱。
（4）用于批復、復函。如：
此復；特此專復；特函復
（5）用于知照性公文。如：
特此公告
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