一、應用文書的含義與分類
應用文書指各級機關、企事業單位、社會團體以及個人處理事務中經常應用的具有一定格式的文體總稱。主要有行政公文、事務文書、商務文書3類。
行政文書是指行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書上，是依法行政和進行公務活動的重要工具。
通用公文是指國務院2000年8月24日發布的《國家行政機關公文處理辦法》所規定的命令（令）、決定、公告、通知、通告、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要13種行政公文。
事務文書是指機關、單位、團體和個人為處理日常事務所使用的文書。本章主要闡述傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信、啟事、簡報、會議記錄、計劃、總結、述職報告、講話稿等事務文書。
商務文書是指機關、單位、團體為處理商務業務所使用的文書。本章主要闡述意向書、訂貨單、商品說明書、市場調查報告、招標書、投標書、合同等
二、通用公文的制發程序
通用公文的制發又叫發文辦理。主要有草擬、審核、簽發、復核、繕印、用印、登記、分發等程序。
草擬就是擬寫公文草稿。主要要求是：
（1）、符合國家的法律、法規、及其他有關規定。
（2）、情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。
（3）、人名、地名、數字、引文準確。
（4）、結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”,第四層為“（1）”。
（5）、應當使用國家法定計量單位。
（6）、文內使用簡稱，應當先用全稱，并注明簡稱。
（7）、公文中的數字。除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
審核就是對公文稿進行審查核定。
審核的重點是：行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合《辦法》的規定等。
簽發就是負責人對已審核的文稿予以審定、簽字，準予印發。
復核就是再一次對公文制發的工作環節進行審查核對。
復核的重點是：審核、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統一，規范等。復核是發文過程的最后一道把關環節。
三、事務文書、商務文書的制發程序
事務文書、商務文書各有多種下屬文書，其內容、體式、功能各不相同，因此，不會像行政公文那樣具有一套嚴格、縝密的制發程序；但作為公務工具來說，所有事務文書、商務文書都具有草擬、審核、定稿、公布及操作的制發程序，私事文書不具制發程序。
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