集團公司實行招標、評標、采購三分離,使集中采購做到了“公開、公平、公正”,避免了少數人和個別部門說了算而造成的不公和舞弊情況的發生。成立招標管理委員會,下設招標辦公室。招標辦公室負責日常招標組織協調。物供公司按照標書進行采購、驗收、入庫和配送。各機構之間既互不干涉,又相互制約,所有參與招標采購人員簽字蓋章,終身負責。集中儲備。取消各子、分公司倉庫,由集團公司集中儲備、集中管理,變原來的分級儲備為集團公司一級儲備。
由于各子、分公司沒有了采購權,庫存只出不進,其倉庫是物供公司的分庫,其儲備統一歸物供公司控制,公司對各分庫下達了儲備控制指標,同時利用計算機網絡,對各分庫庫存實施有效的監控,從而使庫存儲備處于合理狀態。物供公司在物資庫存管理中,引入了一種新的供應鏈庫存管理方法,即代儲庫管理。首先確定代儲庫運行的一些原則,即庫存為供應商所有,倉庫設在需方場地,庫存人員為需方提供。
雙方本著互惠雙贏及持續改進的原則設立代儲庫。供方的貨款按照實際消耗數量每月結清一次。其次,確定需要進行代儲管理的物資。相關人員及供應商根據以往物資采購及消耗的經驗確定出需要進入代儲庫的物資明細及數量。代儲庫中物資發生消耗的情況,供應商可以隨時獲取,并做出相應的補充。供貨商的選定則是通過招標來確定的。集中配送。集團公司成立物資配送中心,根據各分、子公司通過信息網絡提供的對物資的需求和儲備情況,由配送中心集中配送,實現了統一的計劃、調度和配送。由于各分、子公司對物資的需求是不定時的,配送公司為了更好地滿足生產的需要,實行了全天候的服務,有效地保證了生產效率的提高。
同時,根據各分、子公司的生產情況和對物資的使用規律,本著運輸成本最小并兼顧運送時間的指導思想,科學地設置了物資配送流程,優化了配送路線,盡量減少空載現象,既解決了生產急需,又有效地避免了分散提貨、裝載效率不高的現象,使得整個業務流程都在物供公司供應鏈管理信息系統的網絡平臺上實現了高效、快捷地運轉。很多企業在供應鏈中都不同程度出現了“牛鞭效應”,造成了供應鏈中的各個節點信息的失真和放大,層層增大的庫存導致整個供應鏈的損失。因此,企業集中采購與物流管理都需要大力推進企業信息化建設,運用現代化管理技術和手段,全面提高企業管理水平。企業信息化是實現管理創新、技術創新的突破口,對加快科技進步、增強市場競爭力、提高經濟效益具有重要作用。
供應鏈管理信息系統包括計劃管理、物資配送管理、價格管理、供應商管理、代儲代銷管理、物資超市等管理模塊,各個管理模塊環環相扣、上下關聯,實現了科學、規范、高效的管理。信息系統有六大優點。首先,取消了許多手工業務,提高了辦公效率,降低了大量的辦公費用。其次,信息系統是按照規定的審批管理流程來設計的,沒有計劃、沒有審批的采購項目根本就無法在管理系統中得到通過,更無法讓財務付款,從而解決了無計劃采購的問題。第三,領導能夠及時了解和掌握各種數據和信息,為領導科學決策提供了及時、準確、全面的依據。第四,各級管理人員可以隨時掌握庫存、采購、計劃、在途運輸等物資流動、需求流動和資金流動情況,有利于更好地做好管理工作。第五,實現了信息企業內共享,消滅了信息孤島現象,真正把信息的價值發揮了出來。第六,通過管理信息系統,可以在計算機中對供應商進行信譽評價,審計部門可以對招標采購、合同、使用、財務掛賬、付款等的整個物資供應業務流程進行審計、監督;可以收集統計大量的物資價格信息,方便進行價格趨勢分析,使預算控制更加準確,提高了財務管理水平。
由于程序設計環環相扣,各項業務必須按照規定的程序辦理,這樣就有效地避免了不按合同付款、超計劃付款等人為、主觀、違規現象的發生,對提高財務管理水平起到了十分重要作用。物資供應是企業發展的命脈,是順利開展生產經營活動要解決的首要問題。因此,應采用一套科學、系統、有效的物資集中采購管理操作平臺去指導、改善和實施物流采購運作,形成企業獨有的物流采購優勢,以促進研發、保障生產需求供應,為企業參與市場競爭、獲得持久發展提供動力。
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