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文書處理部門或承辦部門向檔案室移交案卷時，交接雙方必須在移交憑據上簽注姓名、時間，并對案卷負責。
檢查案卷是否屬于歸檔范圍的公文，對照歸檔案卷的移交目錄或者案卷目錄（一式3份）進行質量、數量的全面檢查。
對檢查無誤的案卷可辦理移交手續，即雙方都在移交目錄上簽字之后，各執一份移交目錄，文書處理或承辦部門的一份可留存備查，檔案室的一份應歸人全宗卷。如果檔案部門是按組織機構編制目錄的，還可直接將第3份移交目錄裝訂成檔案室的案卷目錄，作為平時查找檔案的檢索工具。
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