機要文件是黨和國家機密的載體，是高校領(lǐng)導(dǎo)及時了解和掌握黨中央、省（市）委及上級業(yè)務(wù)主管部門方針政策、工作部署、信息動態(tài)等的重要渠道。高等院校作為國家行政事業(yè)單位的重要組成部分，是產(chǎn)生、存儲和使用國家秘密較為集中的地方，做好高校機要文件管理工作，對確保機要文件有效運轉(zhuǎn)，提高學(xué)校工作效率具有十分重要的意義。那么，在機要保密工作面臨的形勢發(fā)生深刻變化的新時期，如何加強高校機要文件的管理工作呢？
一、加強思想從識，提高保密意識和責(zé)任意識
機要文件管理工作是一項細(xì)致而縝密的工作，不能有哪怕一絲的馬虎。2010年修訂發(fā)布的《中華人民共和國保守國家秘密法》，對涉密文件等涉密載體的管理規(guī)定更加嚴(yán)格，如改“結(jié)果論”為“行為論”，好機要文件管理工作，將精益求精的工作態(tài)度和工作作風(fēng)落實于高校機要工作上，樹立忠誠、敬業(yè)、服務(wù)與奉獻(xiàn)的精神。
二、建立健全機要文件管理制度，實行規(guī)范化管理
機要文件管理工作是一項政治性、保密性、技術(shù)性很強的工作，各高校應(yīng)結(jié)合本校實際，進(jìn)一步建立完善機要文件管理的各項規(guī)章制度。通過建章立制，做到傳閱規(guī)范、存放規(guī)范、借閱規(guī)范等，把工作落實到文件保管運行所涉及的重點部位、重點人員和重點環(huán)節(jié)上，使各項工作職責(zé)分明，操作有序，安全保密。具體來說要建立健全以下制度：
（1）簽收和登記制度。高校的機要文件主要是通過兩個渠道收進(jìn)的，一是郵政機要通信局傳遞的機要文件，二是從機要局領(lǐng)取的機要文件。簽收機要文件時，一要注意檢查封口是否破損，密封是否完好，有無啟封、拆取內(nèi)裝文件的痕跡；二要核對簽文薄與實際信件件數(shù)、信封號碼是否相符。檢查核對準(zhǔn)確無誤后方可簽字，在專用機要文件登記簿上登記，并且注明密級和收到時間。
（2）借閱、復(fù)印制度。各單位指定專人領(lǐng)取，登記簽字。未經(jīng)同意，不得轉(zhuǎn)借和私自擴大傳閱范圍，更不能擅自復(fù)印、摘抄；特殊情況必須復(fù)印的，要經(jīng)上級保密部門同意，單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，復(fù)制的文件要登記并嚴(yán)格控制發(fā)放范圍和份數(shù)，并視同正式文件予以管理。
（3）閱文制度。嚴(yán)格按照上級規(guī)定范圍傳閱，機要文件的傳閱必須是單循環(huán)傳閱，即文件負(fù)責(zé)人直接呈送領(lǐng)導(dǎo)閱，然后返回文件負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)之間不能橫向傳閱。
（4）監(jiān)督和檢查制度。機要文件的管理應(yīng)該做好三項工作：一是檢查，二是抽查，三是監(jiān)督。這三點對做好機要文件的管理作用重大，也是做好保密工作的重要舉措。加大監(jiān)督、檢查力度，能有效地防止失密、泄密事件的發(fā)生。
（5）清理、銷毀以及歸檔制度。為確保機要文件的安全，必須對機要文件定期檢查、清點和整理，每年收到的文件在第二年要清退，按要求如數(shù)退回原發(fā)部門；對不屬于清退范圍的文件資料，根據(jù)學(xué)校檔案管理要求存檔；該銷毀的文件則要送指定地點處理，切忌隨意處理。
三、改進(jìn)機要工作方法，提高文件送閱效率
為了使上級文件精神及時得到貫徹落實，需要積極探索文件處理規(guī)律，提高文件送閱效率。要按照“嚴(yán)格程序，靈活處理”的原則，做到以下四點：一是合理分類。將供領(lǐng)導(dǎo)閱讀的文件和供各部門執(zhí)行的文件，分內(nèi)容、分部門、分業(yè)務(wù)、分級別按時間先后順序傳閱、督辦、返回。二是堅持急件急辦。即按照機要文件的輕重緩急程度合理安排傳閱者的先后順序，重要文件呈送主要領(lǐng)導(dǎo)先閱，文件內(nèi)容與誰工作關(guān)系密切誰先閱、誰在家誰先閱，以使主管領(lǐng)導(dǎo)盡快了解上級文件精神，及時做好工作安排。對一些急件或絕密件、機密件，應(yīng)隨到隨傳，保證做到人不離件、件不離人，隨時掌握文件的走向和流程。三是可適當(dāng)靈滲處理。在文件份數(shù)少、傳閱領(lǐng)導(dǎo)多、閱辦部門多的情況下，可采取先辦理、后傳閱，先主辦、后協(xié)辦的方式處理，以提高文件的利用率和工作效率，及時發(fā)揮機要文件的效用。四是加強提醒和督促。對于那些需要及時落實的事情，如果怕領(lǐng)導(dǎo)工作忙忘記，機要秘書有責(zé)任提醒和督促。在傳文過程中，如有的領(lǐng)導(dǎo)出差或在外開會，往往一個文件還沒有傳閱完，另一個要傳閱的文件又來了，反復(fù)交叉，積少成多，在這種情況下，機要人員更要注意做好文件的傳閱工作，將傳完的文件收回并及時分類存放好，以便隨時提供參考、利用。
四、加強網(wǎng)絡(luò)保密措施，實現(xiàn)機要文件管理現(xiàn)代化
嚴(yán)格機要文件的現(xiàn)代化管理手段，實行微機處理和檢索，是機要文件現(xiàn)代化管理工作的重要議題。在確保文件安全的基礎(chǔ)上，實行微機處理和檢索，可大大提高工作效率，為日常工作提供便利條件。因此，必須加強計算機網(wǎng)上保密措施和相應(yīng)硬件設(shè)備建設(shè)，以實現(xiàn)機要文件管理的現(xiàn)代化。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和國際互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，特別是高校和外界科技交流與合作渠道的日益增多，高校機要文件管理工作出現(xiàn)了許多新情況、新問題。為此，我們必須認(rèn)清形勢，加強和改進(jìn)高校機要文件管理工作，這對于保持高校穩(wěn)定，鞏固和發(fā)展高校的大好形勢，保證高校各項工作順利開展，促進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展有著重要意義。另外，機要人員還要熟練掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)以及密碼通訊網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識，以適應(yīng)新時期機要文件管理的要求。
新形勢下，機要文件管理工作比以前更復(fù)雜、更深入、更細(xì)致。高校機要人員必須認(rèn)清形勢，更新觀念，加強和改進(jìn)高校機要文件管理工作，以適應(yīng)新時期、新形勢下機要文件管理的要求，使機要文件管理工作在高校又好又快發(fā)展中發(fā)揮積極作用。
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