一、情況介紹會(huì)議的基本特點(diǎn)
１。會(huì)議的規(guī)模多是中小型會(huì)議。
２。會(huì)議形式多采取座談會(huì)的形式。
３。一般由一個(gè)或幾個(gè)（屬于一個(gè)部門(mén)或系統(tǒng)）主要發(fā)言者進(jìn)行情況介紹，他們是信息的發(fā)出者，會(huì)前要對(duì)發(fā)言的內(nèi)容做充分的準(zhǔn)備。其他與會(huì)者則主要是信息的接收者，一般是針對(duì)主要發(fā)言者的介紹來(lái)提問(wèn)或發(fā)言，會(huì)前不必準(zhǔn)備好固定的發(fā)言稿。
４。情況介紹會(huì)議一般不形成決議或結(jié)論。
二、情況介紹會(huì)議的類(lèi)型
１。為了擴(kuò)大受眾范圍，做宣傳.它在活動(dòng)或項(xiàng)目還沒(méi)有全部進(jìn)行完時(shí)召開(kāi)，目的是在會(huì)后使其活動(dòng)或項(xiàng)目可以引起社會(huì)更多的支持或關(guān)注。
２。向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排部署下一步工作提供依據(jù)。
不管是上述哪種情況介紹會(huì)議，都會(huì)有記者的參加，有媒體的參與。因此，在進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：
１。發(fā)言稿的準(zhǔn)備由于會(huì)議的目的是為了擴(kuò)大受眾范圍，使之對(duì)情況有所了解，所以發(fā)言要從歷史背景、意義、原有情況、現(xiàn)有情況、發(fā)展水平、特點(diǎn)、性能、功用等多方面詳細(xì)介紹。
另外，考慮到受眾之間的文化水平和專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平會(huì)有差異，發(fā)言稿盡量少用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)或使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)后用較易于理解的語(yǔ)言進(jìn)行解釋。
２。對(duì)記者的提問(wèn)事先有所準(zhǔn)備
一般記者的提問(wèn)多與所介紹的情況有關(guān)，所以要對(duì)所介紹的內(nèi)容了如指掌。另外，還要有心理上的準(zhǔn)備，不要面對(duì)記者時(shí)不知所措。
３。會(huì)議材料的準(zhǔn)備
會(huì)前最好把準(zhǔn)備好的情況介紹做成書(shū)面材料并打印出來(lái)，在開(kāi)會(huì)時(shí)發(fā)給與會(huì)者。
三、會(huì)場(chǎng)布置
鑒于情況介紹會(huì)議一般多由一方做主要發(fā)言，同時(shí)多有媒體記者參加等特點(diǎn)，在會(huì)場(chǎng)布置上應(yīng)不同于上述的幾種會(huì)議。
一般應(yīng)把主要介紹者置于突出位置，使每一位參會(huì)者或大部分參會(huì)者都能直接看到主要介紹者。
會(huì)場(chǎng)最好布置成臺(tái)上臺(tái)下的形式，使主要介紹者與其他與會(huì)者對(duì)面而坐，這樣便于溝通。
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