一、會議接待草案制定
１、與組織者聯(lián)系，詳細(xì)了解組織者的需求及會議代表的基本情況，制定合理、舒適、安全的接待草案。
２、詳細(xì)介紹酒店及酒店設(shè)施介紹：包括酒店位置、菜單、餐飲、娛樂設(shè)施、安全保衛(wèi)及價格等告知組織者，提供分析及使用建議，以便組織者選擇酒店。
二、活動前期準(zhǔn)備清單
會議確定后逐一落實各項準(zhǔn)備工作。
接待程序表：制定會議接待程序，落實各項細(xì)節(jié)。
酒店方面
第一時間與酒店負(fù)責(zé)人聯(lián)系，著重介紹本團情況，并逐一落實各項要求。
１）房間數(shù)量及類型（標(biāo)準(zhǔn)間、商務(wù)房、工作人員用房間）客人用房–各種類型房間數(shù)、及方向位置（分布的樓層及是否靠近電梯）工作人員–用房數(shù)量及位置（后勤工作人員用房需要同客人在同一樓層，并盡可能靠近團中vip嘉賓的房間，以便為嘉賓提供快速、周到的服務(wù)）。房間布置–客人抵達前必須完成對房間清潔衛(wèi)生工作，同時檢查房間內(nèi)設(shè)施是否能正常使用。抵達前1小時，按照要求為房間陪送水果(需每天更換)，房間號碼-提前2天得到所有房間號碼，并根據(jù)提供的分房名單進行分房。客人抵達賓館前2小時，旅行社工作人員將抵達賓館為所有客人辦理入住手續(xù)，并領(lǐng)取房間鑰匙。以便使客人抵達賓館后，能快速領(lǐng)取鑰匙進入房間。vip客人將有專人引領(lǐng)至房間。
２）酒店餐廳：根據(jù)提前確認(rèn)的菜單，廚房精心制作每道菜品。開出獨立的用餐區(qū)，僅供本團使用。所用餐具必須事前做好消毒工作，并且堅決杜絕使用有裂紋的餐具。
３）酒店布置：客人抵達前2小時，必須在酒店大堂醒目處懸掛好歡迎橫幅。
４）行程用車：按照商議，保證車輛必須是8成以上的新車。駕駛員必須有極強的責(zé)任心，駕駛經(jīng)驗豐富。
５）導(dǎo)游員若干名，挑選形象氣質(zhì)具佳，經(jīng)驗豐富，服務(wù)態(tài)度好，并富有責(zé)任心的導(dǎo)游。
６）工作人員兩名，同組織者保持緊密聯(lián)系，完成組織者提出的各項要求。
旅游安排
１）根據(jù)時間，編排合理、舒適的游覽日程表；
２）按照預(yù)先分發(fā)的旅游登記表的統(tǒng)計結(jié)果，安排豪華空調(diào)旅游車，每車的乘坐人數(shù)安排在85%，以保證客人的舒適；
３）每臺車都將有明顯的標(biāo)志—號碼；
４）每臺車安排一名優(yōu)秀的職業(yè)導(dǎo)游，負(fù)責(zé)途中講解和景點介紹；
５）各車的導(dǎo)游員將負(fù)責(zé)時時提醒客人保持乘坐同一輛車，事先講明游覽路線與大致日程安排，注意集合時間及地點，并在每次更換游覽地點前統(tǒng)計人數(shù)；
６）vip客人可以安排專門的優(yōu)秀導(dǎo)游人員及車輛；
７）可以按照需要為每位嘉賓制作嘉賓證及旅游手冊；
周前檢查
在團隊出發(fā)前一周，必須完成所有細(xì)節(jié)方面的確認(rèn)。每項細(xì)節(jié)都必須向組織者匯報，并得到認(rèn)可。同時將對本次旅游線路進行最后的實地檢查，落實各接待方的準(zhǔn)備情況現(xiàn)場實施及活動總結(jié)
１）現(xiàn)場實施過程中，嚴(yán)格按照事先制定的接待計劃，嚴(yán)格實施并執(zhí)行；
２）如有任何突發(fā)意外事件，總監(jiān)將立即向組織匯報，并提出解決方案。事后必須立即將結(jié)果向組織者匯報；
３）活動期間分發(fā)我社接待意見表；
４）活動結(jié)束后統(tǒng)計意見結(jié)果，向組織者匯報；
５）根據(jù)客人的意見與建議不斷改進服務(wù)內(nèi)容與方式。
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