1、要緊緊圍繞自己。
總結要遵循各司其職的原則，不要超越自己的職責范圍和權限，而去總結其他人的工作成績或失誤，雖然你的工作也許會有其他部門的配合。這也是寫總結的最基本要求。
2、要針對領導的需求。
領導的需求更多的是你今年取得的成績和經驗，有沒有達到去年制定的目標，比去年的業績提高了多少，如果業績下降，要說明理由。要通過總結讓大家看到部門的希望和前景，這是重中之重。反之，如果你什么都講，如部門存在的嚴重問題，如何的令人擔憂，雖然你說的是事實，甚至是非常坦誠的表達，但是有些是不適合當著公司全體人員說明的。否則會使普通員工對部門甚至是公司失去信心，或者對領導的能力產生懷疑，這是非常糟糕的。
3、追求圖文并茂。
總結如能力爭做到有數據、有圖示、有豐富的文字說明，做到圖文并茂會比較理想。當然，你的總結也不能過于專業化，至少要有60%是上司能一目了然并能夠馬上作批示的內容，而有30%是領導通過你在總結中的解釋可以理解的，另有10%是非常專業的，目的在于顯示自己水平的內容?？偨Y雖然不能像寫文章一樣，追求“語不驚人死不休”，但也一定要有個人的語言風格和特色。在寫總結時，我們不妨先寫出大綱，然后再把大綱中所涉及的事件加進去，然后再細致地進行加工，最后再進行文字的潤色。
4、又不能“只想”自己。
要素一:反思亦創新?？偨Y的主要目的是通過反思過去，找出問題所在。但是僅僅找到問題還不行，更應該拿出解決方案。如果你能做到拾遺補缺，拿出有效的解決方案，其實就是一種突破和創新。
要素二:知己亦知彼。總結的內容一定要做到心中有數，總結中的關鍵是要有重點，要展現出自己的工作重點和亮點，特別是上司關注的問題一定要詳細具體。
要素三:瞻前亦顧后。寫總結時不要忽略細節，尤其是一些重大事件的細節，通過細節的描述，贏得上司的關注和理解，畢竟上司在決策層，有時并不能理解執行層的苦衷。
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