ERP運維工作總結
歲月悠悠，韶華易逝。眨眼間，信息中心實施erp財務已經一年多了，在邊走邊學的過程中，對erp的認識，從以前的僅僅了解概念，到現在的有一些自己見解；在erp實施過程中，隨著一個又一個問題的解決，對erp在我們公司的實施及推廣有了更加堅定的信心。至我們公司erp實施三周年慶典之際，將erp財務實施過程中的一些觀點和想法與大家分享，也算是對我們公司財務實施的工作總。
第一次聽說erp，是在五年前的大學課本上，第一次使用erp，是在大學畢業前實習時，在實驗室里見到的北京和佳erp，真正的對erp有系統的學習、培訓、使用和運用，是我們公司目前在用的全球知名的ifs的erp。25年年初，我們公司的erp財務模塊項目啟動，整個erp系統的實施，可以分為以下四個階段：（一）接受培訓、軟件安裝和熟悉軟件階段；（二）基礎數據準備階段；（三）初始上線階段；（四）驗收檢驗階段。作為項目小組的一員，在第一階段接受培訓中，我們就遇到了實施過程的第一道坎：
首先是觀念沖突：erp是一種先進的企業信息管理系統，它不僅僅是一套軟件，這會與我們的傳統觀念產生很大的沖突。是對我們腦袋里固有觀念的挑戰。如果我們不對它多接觸并認真學習的話，我們很難接受它。在我們財務模塊，這點的表現尤為突出。erp系統財務模塊中更多的融入了管理會計的思想，與我國目前會計實務的現狀有一些差距。作為一個財務人員，傳統的財務會計只要求我們記賬和核算，我們只是被動的接受各業務部門送來的數據進行分析和研究，可以說，出了會計報表，我們的會計工作基本已經。而erp卻對我們的財務人員提出了更高的要求，出了會計報表，也許只是我們工作的開始。它還要求我們對別的業務部門的業務進行監督、管理并指導。這是一種革命，是革別的業務部門的命，革命就必然會遭到反抗！
再者是操作流程及erp界面的改變。目前中國的財務軟件，操作流程都是在財務內部，一般和別的業務部門不會有太大的沖突。操作界面都是很直接、簡單和友好的，我們財務人員記賬，輸入什么馬上就看到什么，做錯了憑證，沒有過賬前，我們可以修改，可以刪除。總之給我們的感覺就是：財務軟件就是我的奴仆，我讓它向東它不會向西。可erp卻不是這樣，在操作流程上，它是一個整體，整個公司是聯在一起的。它會從別的業務部門帶來一些自己的想法，這就需要財務部門為了了解它的想法而跨出財務部門和別的部門一起來保持協調。它的界面跟我心里的界面也不一樣！比如，多年下來，我認為輸入憑證只在一個界面，輸入之后我馬上看到的樣子是長的就一個鼻子一個眼。而它卻不是這樣，而erp不同的憑證有不同的界面。錄入之后看到的除了一個鼻子一個眼外，還可能有了眉毛和胡子，要想找到它的鼻子和眼，還需要我們去認真的看看之后才能找到。更有甚者，我看到的憑證還可能不是我做的，是別人做好后自動傳給我的。如果你對它不熟悉的話，我們就會一頭霧水，越做越亂，達不到你要的果。這對我們財務人員來說，也是另一種革命，是革我們自己的命，對自己革命，恐怕痛楚也只有我們自己清楚！
培訓之后，就開始了第二階段的初始數據的準備過程，erp財務基礎數據的準備，比普通的財務軟件進行數據準備的要求高了很多，也復雜了很多。這從erp的概念就可以看出來，erp是企業資源計劃，這就要求有些基礎數據的維護一定要有整體的思想，一定要與別的部門聯合起來！只有這樣，搜集到的基礎數據才會除了滿足財務核算之外，達到管理的目的。概括起來，初始數據的維護主要有以下三類：
第一、財務通用數據的維護。這類數據與傳統財務基礎數據一樣，只需要根據會計準則和規范，每家企業都適用。例如會計期間、憑證序列、憑證編號的維護等等。
第二、須根據企業實際，自行決定的財務數據。這類數據每家企業不盡相同，象會計科目的設置、會計分析點的設置等等。就是根據我們公司業務核算的實際需要，設置與我們公司相匹配的一級及明細科目的設置。這些數據的維護，我們得到了財務部的大力配合，在與大家的多次溝通和交流后，我們最終確定并維護了該類數據。在這里再次對他們的工作致以衷心的感謝！
第三、與傳統財務軟件不同的財務數據的維護。這類數據的搜集，往往要往返幾個部門才能最終確定下來，而且工作量也十分巨大。比如我們往來戶中的供應商維護，對于在erp系統做采購訂單的供應商，供方管理辦公室維護了該供應商采購方面的基礎數據，財務就需要在供方管理辦公室維護的基礎上，根據財務管理的需需要，維護該供應商的財務基礎數據。對于不在erp系統做采購訂單的供應商，需要從財務部門搜集后一一輸入到erp系統。在輸入的過程中，我們必須十分小心，因為稍不仔細，我們就會重復錄入。況且我們從財務部門得到的這部分數據還需要我們去進行加工整理。不過在項目小組別的同志的協助下，我們團一心，通過加班加點，高質量的維護了25家客戶和12家供應商的全部信息。
基礎數據維護之后，已經是25年的6月底了。沒有太多的休息，我們立即接到7月初始上線的通知，馬上就進入了第三階段。第三階段是整個項目中最重要的階段，這個階段不僅是對前面兩個階段工作完成情況和完成質量的驗收。也是后面能否做下去的關鍵。這對我們實施人員來講，面臨著極大的壓力和挑戰。因為erp初始上線，不是傳統財務軟件的簡單的數據錄入，他是對erp整套作帳流程的一次短時間的濃縮。期間遇到的問題肯定不可估量，但出了問題之后又需要我們馬上解決。況且erp實施顧問一般都不會告訴我們在該階段會出現的問題和問題的解決辦法。于是我們制定了一套計劃進程表來指導并督促自己工作的進程。
首先是數據清理和過賬控制的配置工作。由于我們公司是制造模塊先于財務上線，在我們財務上線前，erp系統里已經有了大量的從制造傳送過來的財務數據，所以我們先要對這部分數據進行清理。記得最有意思的一次是，在清理采購訂單的時候，由于有幾家供應商與我們的交易量既大又十分頻繁。我們從下午3點至晚上9點左右的時候，該事項還未執行完畢。為了不影響第二天的進程，我們在離開辦公室的時候，僅僅是關掉了電腦的顯示器。而事務的執行仍在繼續，當第二天早上我們看到清理完畢的時候，我們都露出了欣慰的微笑。清理之后，顧問和我們一起進行了過賬控制的配置，對于整個erp財務的實施，過賬控制的配置問題是最有技術性、也是最需要小心的地方。過賬控制的配置，不僅需要我們了解財務內部的記賬規則和業務流程，而且還需要了解其他模塊的業務流程。通過過賬控制的配置，我們才可以讓前面制造和分銷模塊的數據自動的傳送到財務來，才可以讓財務自身產生的事務自動的歸集到不同的科目上來。剛開始，顧問對我們的問題一概不回答，很快的就做好了過賬的一些標準配置。但對于業務情況復雜和配置較難的卻交給了我們。現在想來，這對我們了解其他模塊的業務流程和對財務業務流程的熟悉十分有益。可是當時對我們來說，困難是客觀存在的！
接下來的7月財務數據初始化錄入，對財務部和我們都是一個很大的挑戰。財務部需要在很短的時間里，每個人都要把自己手頭的賬按明細整理出來出余額并合總賬核對，這就會涉及到一些老賬和爛賬的問題，可以說，這種數據整理工作在財務部是史無前例的。每個人都有很大的壓力。而對我們來說，我們不僅要清楚的知道我們需要什么樣的信息，而且還要指導財務怎樣去搜集這些信息，對于搜集來的信息，我們也不僅要搞清楚這些數據要在什么地方錄入系統。而且還要指導每一個財務人員正確的把這些信息錄入系統。而系統對大家來說還是新的，是不熟悉的！所以在初始化數據錄入階段，雖然我們對這些工作都做了怎樣錄入的文檔，但我們還是經常精神高度緊張，面對不同人的不同問題，我們要穿梭于不同的人中間，一天下來，我們往往發現自己可能都沒有喝一點水，回到家躺在床上，不一會就會進入夢鄉。那段日子，是參加工作以來，身心最疲憊的一段日子！
終于，科目余額出來了，我們以為一切都可以正常的工作了！可實際上遠非如此。我們還需要有很多張的財務報表去設置；我們還需要對具體的業務人員進行相關的培訓和考試；我們還要面對財務做賬過程中出現的各種各樣的問題……在整個財務上線的過程中，還有一件事是整個小組中都終生難忘的！那是今年春節后上班的第一天，為了趕進度，當時大家集中在商務部的培訓教室工作。大家知道，培訓教室如果沒有培訓的時候，我們一般都不會去的。可是從外面路過的去給大家拜年的徐總等一幫領導們，看到我們后，馬上就過來慰問我們并送來了新春的祝福。那一刻，每個人的心里都是暖烘烘的！
目前，我們erp財務模塊基本上步入了正軌，所有的日常事務都可以在系統里運行、流轉。很多同志也從對它的不了解到熟悉，從排斥到喜歡。我們財務模塊里已經能夠即時地看到財務報表，庫存事務的傳輸也將在近期完成。成本模塊的集成也在一步一個腳印的向前邁進！我們會越來越感受到erp帶給我們的便利，erp帶給我們的快樂！但erp仍然還需要我們去學習、去研究！最后，整理了一些別的單位的erp親歷著的一些言論與大家分享！
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